湘潭市檔案數據管理試行辦法

第一章 檔案數據
第一條 為全面有效收集和管理檔案數據，充分發揮檔案數據的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國政府信息公開條例》（國務院令第492號，2007年）、《各級各類檔案館收集檔案范圍的規定》（國家檔案局令第9號，2011年）等規定，結合實際，制定本試行辦法。
第二條 檔案數據是指本市行政區域內政治、經濟、文化、社會、生活等各項活動中形成的具有保存和利用價值，以數碼形式記錄于磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、收聽、處理并可以在通信網絡上傳輸的文本文件、圖片文件、影像文件和聲音文件等的電子文件及其元數據。
第三條 檔案數據包括各門類檔案的電子文檔和數字化成果。
電子文檔是指在處理各項事務和開展各項活動中，通過計算機設備及軟件、網絡等形成、處理、傳輸和存儲的各類檔案數據。數字化成果是指紙質檔案、光（磁）盤檔案、照片檔案等不同載體的實體檔案經數字化轉換后的檔案數據，包括列入《國家基本專業檔案目錄》的人事類、民生類、政務類、經濟類、文化類等專業檔案數據；從各單位、各專業部門的業務數據庫中采集的檔案數據；重大活動、重要事件等形成的特色檔案數據。

第二章 管理機構和職能
第四條 市檔案局設立湘潭市檔案數據中心，負責全市檔案數據的接收、存儲、維護、利用等管理工作。
第五條 各縣（市）區檔案館、專業檔案館、應當根據國家災害備份要求，建立檔案數據中心，有條件的大型企事業單位檔案館和機關企事業單位應當按要求建立電子文件備份中心，其他單位應配備專門的檔案數據管理人員，統一收集、存儲、維護、利用并向市檔案數據中心移交本單位的檔案數據。
第六條 市、縣（市）區檔案局負責本區域內檔案數據資源建設的統籌規劃，加強組織協調和指導監管，開展檔案數據中心資質認定和考核評價等工作。

第三章 檔案數據的管理
第七條 檔案數據的管理原則：
（一）檔案數據范圍社會全覆蓋原則；
（二）檔案數據內容真實、完整、安全、效能原則；
（三）檔案數據集中管理、分級管理相結合原則；
（四）檔案數據和實體檔案同時移交原則。
第八條 全市各級各部門各單位應對本單位的檔案數據進行收集，集中保存。
市檔案數據中心依法接收市直機關各單位、各人民團體、駐市的國有企事業單位及其下屬單位、臨時機構保管期限為永久和30年以上（含30年）的檔案數據。對區域內社會組織、集體和民營企事業單位、基層群眾組織、家庭和個人形成的有利用價值的檔案數據可代為管理。
第九條 電子文檔的歸檔管理包括數據采集、收集、整理、類目設置、分類排序、錄入存儲、目錄生成、數據校驗、編研、統計等工作，其保管期限按有關規定執行。
第十條 檔案數字化處理包括掃描、數據轉換、修版、文字識別(OCR)、正文錄入、著錄、校對、審核等環節。檔案數字化后形成的檔案數據保管期限，與其對應的實體檔案一致。
第十一條 具備在線傳輸條件的檔案數據，按照湘潭市電子政務內網電子公文在線歸檔流程、檔案管理軟件操作簡易手冊的規定，直接在檔案管理系統軟件上進行在線傳輸接收。
第十二條 不具備在線傳輸條件的檔案數據，接收流程如下：
（一）生成移交數據包。各有關單位應將納入檔案數據收集范圍的檔案數據封裝在數據包中，集中傳輸至脫機保存的載體上，載體優先選擇只讀光盤、一次寫光盤，一式兩份，一份留存，一份移交。
（二）填寫報表。以檔案數據包為單位，填寫檔案數據移交情況表，經單位審核、蓋章后上報。
（三）報送。將檔案數據包和檔案數據移交情況表報送到市檔案數據中心。
（四）接收。市檔案數據中心應當審核檔案數據移交情況表等移交數據內容是否與移交的檔案數據包信息一致，檔案數據包是否有效，移交范圍是否符合有關規定；檢測檔案數據包是否符合《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》（DA／T38—2008）、《磁性載體檔案管理與保護規范》（DA／T15—1995）的要求，及時辦理接收手續。
第十三條 經審核不符合要求的檔案數據，市檔案數據中心應及時反饋，有關單位在收到反饋信息后要按照要求重新處理、報送，并在每年9月底前完成上年度形成的檔案數據報送工作。
第十四條 各單位檔案數據管理人員要對所留存的檔案數據包進行分類，妥善管理。未經批準，任何單位和個人不得外借或復制檔案數據包。市檔案數據中心應及時對所接收的檔案數據包進行技術處理，錄入檔案管理系統軟件，并分類分單位保管好所接收的檔案數據包。
第十五條 采取身份認證、權限控制、異地備份等手段，加強檔案管理系統軟件應用管理，及時開展軟件升級、設施維護等工作，定期對檔案數據進行檢驗、維護，發現問題及時解決。
第十六條 檔案數據的鑒定銷毀，需經過審批程序，編制銷毀清冊。
第十七條 市檔案數據中心要通過檔案管理系統軟件查閱利用功能和湘潭檔案資訊網站，保障檔案數據多種方式利用；依法進行政府信息、公共檔案信息以及相關檔案數據的發布、開發和服務工作。
第十八條 各有關單位要對本單位收集、管理的檔案數據進行開發和利用，需利用其他單位的檔案數據時，須按程序向市檔案數據中心提出申請。

第四章 裝備和技術支持
第十九條 加強檔案數據中心軟硬件裝備建設，定期對硬件設備和軟件系統進行檢測，及時做好維護、更新、升級等工作。
第二十條 加強檔案數據管理隊伍建設，定期開展檔案數據管理知識和技能培訓，開展技術咨詢和技術服務等工作。

第五章 安全保障
第二十一條 提高檔案數據管理人員的安全意識和安全操作技能，建立規范操作、安全防范的保障體系。加強日常安全監督，做好日常操作系統、網管系統、郵件系統的安全補丁、漏洞檢測及修補、病毒防治等工作。
第二十二條 加強制度建設，確保檔案數據的安全保存、規范管理和有效利用。
（一）設備管理。路由器、交換機、服務器、計算機及網絡設備等配備須注意其安全保密性能，一經配備不得隨意更換，實行登記管理；用于數據管理的服務器、計算機等設備須專機專用、專網專用；設備的配備、使用和報廢需經過管理部門或專職人員鑒定和處理，經確認后方可進行。
（二）機房管理。數據機房應單獨設立或設在本單位保密機房，并保持清潔、衛生，由專人負責管理和維護（包括溫度、濕度、電力系統、網絡設備等）。嚴禁無關人員進入機房，嚴禁攜帶易燃易爆和強磁物品進入機房。
（三）網絡管理。加強系統和應用軟件日志、網絡數據流的監控，加強賬號的安全管理，及時做好操作系統的補丁修正工作，保障系統安全；加強網絡維護管理，對其所發生的故障、處理過程和結果等做好詳細登記，建立臺賬；檔案數據網絡應嚴格按照有關網絡（電子政務內網、局域網和互聯網絡等）管理的規定執行。
（四）數據管理。根據數據的保密規定和用途，確定使用人員的存取權限、存取方式和處理審批手續。實時修改數據庫的系統認證、系統授權、系統完整性、補丁和修正程序；嚴格數據的更改審批程序，未經批準不得更改數據；加強系統軟件和應用軟件的升級、維護，定期制作數據的備份并異地存放，防止數據的非法生成、變更、泄露、丟失及破壞。