近日，銅川市檔案館館藏檔案數(shù)字化加工任務(wù)全面完成。累計加工著錄檔案188927卷（件），掃描檔案全文8775509畫幅、工程圖19547畫幅、照片檔案6496幅、報紙34926頁，加工音像檔案21盤，自擬提名87541條，加工數(shù)據(jù)量達到4.12T，共計支付資金4549839.63元。

在項目實施的過程中，市檔案館領(lǐng)導(dǎo)高度重視，精心安排部署，把此項工作作為重點工作抓好落實。首先，在項目開始之初就制定了具體實施方案，對每一期加工完成數(shù)量、加工標(biāo)準(zhǔn)、工作責(zé)任都提出了具體要求，并定期對檔案數(shù)字化加工工作的進度、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量以及經(jīng)費使用情況進行督查和驗收，外包公司也持續(xù)加強對人員和設(shè)備設(shè)施的投入，保障加工項目按計劃、有序順利完成。其次，在項目實施過程中，認(rèn)真履行監(jiān)管責(zé)任，規(guī)范加工流程。一是加強制度建設(shè)。市檔案館先后與外包公司制定了《檔案數(shù)字化加工場所管理制度》《檔案數(shù)字化加工人員管理制度》《檔案數(shù)字化掃描加工安全保密制度》等相關(guān)制度，并嚴(yán)格執(zhí)行落實，確保了加工工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有效保障了加工進度和質(zhì)量。二是加強技術(shù)保障。市檔案館在機房及各個數(shù)字化加工用房內(nèi)均安裝了監(jiān)控設(shè)施，并且定期查看監(jiān)控記錄，從技術(shù)上確保了加工期間檔案、數(shù)據(jù)及設(shè)備安全。三是加強保密教育。為強化加工工作人員安全保密意識，市檔案館館定期組織開展保密知識教育培訓(xùn)和測試，外包人員必須通過保密考試后才能上崗，并對外包人員身份信息進行登記，從源頭上保障了檔案安全。第三、落實檢查責(zé)任，確保加工質(zhì)量。為保障檔案數(shù)字化加工質(zhì)量，館長、分管領(lǐng)導(dǎo)及信息科工作人員采取不定期檢查的形式，隨時隨機進入加工場所對館庫安全、檔案安全、人員管理、加工內(nèi)容、加工流程等方面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題立刻整改，切實保障了檔案數(shù)字化加工工作安全有序高質(zhì)量進行。同時，信息科工作人員每天堅持逐期逐卷對已加工檔案進行校驗核對和驗收，對每一期檔案加工任務(wù)認(rèn)真檢查目錄著錄量、全文掃描量等加工數(shù)字，確保加工內(nèi)容和加工數(shù)字無誤后才將數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，不給今后的檔案管理和利用留隱患。

市檔案館館藏檔案數(shù)字化加工項目的實施取得了顯著成效。一是有效保護了檔案原件。市檔案館建立了檔案機讀目錄和檔案全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案查閱電子化，改變了以前查檔要頻繁翻閱檔案原件，易造成檔案破損問題，對檔案原件起到了保護作用。二是提高了檔案查閱利用的效率和查全率。查檔工作人員通過檔案管理查詢系統(tǒng)，輸入姓名、單位等關(guān)鍵字，很快就可以調(diào)出與之相關(guān)的所有檔案資料，克服了過去全手工查檔耗時、查不全等缺點，實現(xiàn)了檔案查閱的方便快捷。三是數(shù)字化加工項目的實施得到了社會的高度認(rèn)可。市檔案館自數(shù)字化加工項目實施以來已累計提供檔案利用服務(wù)4374次，檔案查閱無紙化的便利性、高效性進一步方便了政府機關(guān)、企事業(yè)單位及廣大群眾。四是為下一步建設(shè)數(shù)字檔案館奠定了基礎(chǔ)。在實施館藏檔案數(shù)字化加工的過程中，市檔案館不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)完成了檔案資源建設(shè)，而且也鍛煉了隊伍，積累了經(jīng)驗，為今后做好數(shù)字檔案館建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。